InfoSAWIT, JAKARTA - Pengawasan dan monitoring menjadi sangat penting dalam pola kerjasama kemitraan antara plasma dengan perusahaan perkebunan kelapa sawit. Laporan yang transparan bakal memudahkan pengawasan bersama antara perusahaan dan mitra binaan selaku koperasi, hasilnya pengelolaan kebun plasma pun bakal terwujud.
Dalam pengelolaan perkebunan Kelapa Sawit terutama pola kemitraan KKPA ataupun PIR Inti – Plasma. Sangat perlu adanya pengawasan atau monitoring dalam pengoperasian kebun, mulai dari pengangkutan Tandan Buah Segar (TBS), aplikasi pemupukan, pemakaian racun, perawatan tanaman sampai dengan masa panen dan pengiriman TBS ke Pabrik Minyak Kelapa Sawit (PMKS).
Kesemua kegiatan tersebut harus rutin dilakukan pemantauan, karena merupakan satu kesatuan yang berkesinambungan. Dari pengawasan yang menyeluruh memunculkan kepercayaan mitra binaan perusahaan selaku Koperasi terhadap Bapak angkatnya (Perusahaan), untuk mengelola pembangunan kebun plasma. Yang perlu ditekankan adalah transparansi pelaporan kegiatan produksi bagi hasil atau yang dikenal Sisa Hasil Usaha (SHU) ke Pihak Koperasi yaitu dalam bentuk Laporan Pembayaran Bagi Hasil.
Di dalam Laporan Pembayaran Bagi Hasil ada juga menjelaskan dan melampirkan berita acara serah terima bagi hasil yang isinya adalah data produksi bulanan, laporan penjualan TBS beserta perhitungan bagi hasilnya, laporan pinjaman dana dari pihak koperasi, surat permohonan usulan pembagian hasil penjualan TBS, bukti pembayaran bagi hasil, dan permohonan persetujuan pembayaran bagi hasil.
Dengan laporan yang transparan diyakini bakal memudahkan pengawasan (controlling) bersama antara Perusahaan selaku bapak angkat dan mitra binaannya selaku koperasi, lantaran tidak ada lagi laporan yang ditutup–tutupi dalam pembangunan kebun plasma, sehingga rasa memiliki dan kepedulian yang tinggi sudah tertanam di dalam diri Pengurus Koperasi beserta anggotanya. Dari Perusahaan bakal muncul rasa aman melakukan kegiatan pembangunan kebun plasma atau kebun mitra binaan, karena tidak diganggu serta sudah dapat diberikan kepercayaan oleh Koperasi dan Desa di wilayah tempat pembangunan kebun plasma, atau kebun mitra binaan sehingga harus mengembangkan amanah untuk membangun kebun yang berkualitas.
Hal tersebut akan berdampak positif untuk daerah sekitarnya, dari wilayah desa ataupun daerah tempat mitra binaan bakal meningkatkan taraf hidup anggota koperasi yang merupakan masyarakat tempatan, hasilnya desa tersebut maju dan berkembang. Sementara pihak pemerintahan bakal mendapatkan apresiasi berupa keberhasilan karena program kemitraan plasma yang dicanangkan oleh pemerintah telah berhasil diterapkan. Perusahaan selaku investor juga akan mendapatkan profit dari hasil pengelolaan dan penjualan TBS serta program community development dalam bentuk Coorporate Social Responsibility (CSR) terlaksana. Adapun Laporan Pembayaran Bagi Hasil yang akurat harus ditampilkan berupa:
Berita Acara Serah Terima Bagi Hasil
Untuk Berita Acara Serah Terima Bagi Hasil harus melibatkan kedua belah pihak buat menandatangani berita acara tersebut. Dari Perusahaan yang berwenang menandatangani berita acara minimal selevel Manager dan didampingi oleh Kepala Tata Usaha (KTU), karena mereka yang berperan dalam pembangunan dan peningkatan produksi Tanda Buah Segar (TBS) milik Koperasi mitra binaan Perusahaan. Sedangkan dari Koperasi yang menandatangani berita acara diwakili dari pengurus inti Koperasi (Ketua, Sekretaris, dan Bendahara) serta waktu dan tempat berita acara ditanda tangani juga harus ditampilkan.
Besarnya nilai bagi hasil juga dicantumkan disana ada kejelasan transparansi besarnya dana yang mereka peroleh. Isi berita acara serah terima bagi hasil harus lebih jelas dan menekan kepada pengurus koperasi bahwa dana yang telah diserahkan untuk pendistribusian ke masing – masing anggota koperasi merupakan tugas dan tanggung jawab koperasi. Untuk bukti realisasi pembayaran dari pihak koperasi harus mengirimkan kepada perusahaan sesuai jangka waktu yang ditetapkan.
Data Produksi Bulanan
Untuk Data Produksi Bulanan yang akan ditampilkan di Laporan Pembayaran Bagi Hasil disusun secara rapi dan terperinci luasan tiap–tiap blok per tahun tanam yang di panen dengan jumlah pokok per hektar, data tersebut harus dilaporkan secara berkelanjutan tiap bulannya, karena apabila pihak Koperasi melakukan pemeriksaan bakal mendapatkan informasi yang menyeluruh dari produksi per blok per hektar sehinggan tidak ada yang ditutupi dari kegiatan panen hasil produksi.
Untuk perusahaan selaku bapak angkat juga mempersiapkan bagian monitoring produksi dengan system komputerisasi secara online, jadi bisa transparan pemantauan pelaporan kegiatan panen per blok beserta rotasinya, sehingga meminimalisir kegiatan panen fiktif oleh oknum–oknum yang tidak bertanggung jawab.
Laporan Penjualan TBS Beserta Perhitungan Bagi Hasilnya
Berdasarkan pada Gambar diatas, terlihat jelas laporan penjualan bagi hasil yang terperinci pola pembagiannya, mulai dari besarnya tonase pengiriman Tandan Buah Segar (TBS) sawit, harga TBS per kilogram, total hasil penjualan per bulan dan per tahun, dan pola pembagian masing – masing. Untuk pola pembagian yang diterima masing–masing pihak tergantung kesepakatan antara kedua belah pihak yang tertuang dalam Memorandum Off Understanding (MOU) berdasarkan acuan peraturan perundang–undangan.
Besarnya tonase (Quantity) penjualan tanda buah segar juga bisa dilihat dan diakumulasikan dengan harga rupiah per kilogram, dari akumulasi penjualan harga penerimaan TBS per Kg bisa diamati perubahan harga TBS yang diterima oleh pihak Pabrik yang menampung buah kebun plasma. Total dari hasil penjualan TBS per bulan dan per tahun bisa menjadi tolak ukur bersama untuk mengevaluasi kembali produktivitas pembangunan kebun serta peningkatan tonase buah yang dihasilkan.
Laporan Pinjaman Dana dari Pihak Koperasi
Dalam pembiayaan pembangunan Kebun Plasma sangat diperlukan modal untuk membangun kebun baik berasal dari pembiayaan oleh pihak ketiga (Bank selaku pemberian kredit) ataupun dari Perusahaan selaku Bapak Angkat. Di dalam laporan pinjaman dana dari pihak koperasi sudah ada kesepakatan dengan perusahaan dan Bank selaku pemberi fasilitas kredit. Pembangunan kebun plasma harus mengacu berdasarkan tahun tanam produktif dikali dengan harga satuan biaya maksimum per hektar dengan dasar acuannya Surat Keputusan Direktorat Jendral Bidang Perkebunan, karena makin lama tahun tanamnya makin berbeda nilai yang ditetapkan.
Dalam Laporan Pembayaran Bagi Hasil data laporan angsuran yang ditampilkan harus menjelaskan pinjaman awal berdasarkan MOU, apakah pinjaman tersebut dikenakan Bunga sesuai yang diterapkan oleh Bank Konvensional ataupun bisaggunakan sistem Syariah bagi hasil, bisa juga dari Pihak Perusahaan yang melakukan pembiayaan pembangunan kebun plasma sehingga nantinya dari Pihak Koperasi melakukan angsuran ke Perusahaan dengan pola pemotongan bagi hasil penjualan TBS. Di laporan tersebut juga ada realisasi pengurangan biaya tiap tahunnya dari hasil produksi penjualan TBS. Dengan adanya laporan pinjaman dana dari pihak koperasi akan memudahkan koperasi memonitoring penggunaan biaya dan meningkatkan produksi TBS sehingga termotivasi untuk mempercepat pengurangan hutang ke pihak Bank ataupun pihak Perusahaan.
Surat Permohonan Usulan Pembagian Hasil Penjualan TBS
Surat permohonan koperasi kepada perusahaan perihal permohonan usulan pembagian hasil merupakan bukti resmi permintaan koperasi yang ditujukan kepada perusahaan, untuk memberikan bagian yang merupakan hak koperasi dalam bentuk transfer dana ke rekening ataupun penyerahan langsung dalam bentuk dana tunai. Dana yang diterima koperasi nantinya akan di distribusikan kepada anggota koperasi yang resmi dan berhak. Dari perusahaan akan menerima bukti realisasi pembayaran dana bagi hasil sesuai dengan jangka waktu yang ditetapkan.
Persetujuan Pembayaran dan Bukti Pembayaran Bagi Hasil
Sebelum penyerahan dana bagi hasil ke pihak koperasi harus menandatangani kwitansi bukti pembayaran bagi hasil yang harus ditanda tangani oleh pengurus inti koperasi diatas kwitansi bermaterai dan distempel oleh koperasi. Semua bukti dan lampiran di Laporan Pembayaran Bagi Hasil nantinya oleh manajemen perusahaan di departemen finance dan accounting akan memeriksa kembali kelengkapan laporan tersebut.
Dengan melakukan kegiatan monitoring bersama pembagian sisa hasil usaha kemitraan yang di bina oleh perusahaan, maka transparasi dalam pengelolaan kebun plasma bakal terwujud, sehingga pembangunan kebun plasma yang didambakan akan menjadi kebun yang qualified. (Penulis: Edwin Leonardo Armay / Praktisi Perkebunan Kelapa Sawit/Staff SSL Gama Plantation)
Sumber: Majalah InfoSAWIT Edisi Juli 2016
